Digitale Verwaltung betrieblicher Altersvorsorge

Freiräume für mehr Wertschöpfung

Wenn Prozesse komplexer und Aufgaben - etwa durch gesetzliche Vorgaben - schwieriger werden, steigen die Anforderungen bei der Bearbeitung. Dann sind spezialisten gefragt. 

Spätestens seit der Einführung des Rechtsanspruches auf Entgeltumwandlung gibt es betriebliche Altersversorgung (bAV) in vielen Unternehmen. Häufig ist das mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand verbunden, insbesondere durch unterschiedliche Durchführungswege, Ansprechpartner, Anbieter und Produkte. Unternehmen, die eine bAV anbieten, müssen daher personelle Ressourcen zur Verfügung stellen, die mit gesetzlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen bestens vertraut sind. Ebenso muss die ständige Überprüfung der Richtigkeit und Aktualität der Mitarbeiterdaten gewährleistet sein. Neben den fachlichen Grundvoraussetzungen spielt auch eine Vertretungssicherheit bei Ausfall des Mitarbeiters, z. B. durch Krankheit oder Urlaub, eine wichtige Rolle.

Sie haben Versorgungszusagen-Versicherungsverträge für Ihre Mitarbeiter im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge zu verwalten und zu managen? In der Regel ist die betriebliche Altersvorsorge eine feine Sache für Ihre Arbeitnehmer. Wenn da nicht dieser Papierkram und die laufende Verwaltung wäre. So müssen regelmäßig

• Policen und Nachträge 
• Standmitteilungen / Jahresinformationen 
• Dynamiknachträge zur betrieblichen Altersversorgung
• etc.

an die Mitarbeiter verteilt und in der Personalakte abgelegt werden. Ggf. sind auch noch Änderungen am Lohnkonto zu beachten. Wie praktisch wäre eine moderne Verwaltungslösung, natürlich digital, die Ihnen als bAV-Verantwortliche/n folgende Hilfestellung bietet:

• Digitale Verwaltung inkl. Digitalisierung der alten Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung 
• Abbildung sämtlicher Geschäftsvorfälle (Bsp. siehe unten) 
• Übersichtliche und intuitiv benutzbare Portale und Prozesse
• Rechtssicherheit durch Experten mit 20 Jahre Erfahrung und einer Zulassung als Rentenberater beim Amtsgericht Hamburg
• Kompromissloser Arbeitnehmerdatenschutz
• TÜV-IT Zertifizierte Rechenzentren in Deutschland

Sämtliche Daten liegen in einem Hochverfügbarkeitsrechenzentrum in Norddeutschland und unterliegen den strengen deutschen Datenschutzgesetzen. Die Produktionssicherung erfolgt durch ständige Replikation zweier vollständige Serverinfrastrukturen über zwei getrennte autarke Standorte mit jeweiligem 24/7-Werkschutz, hohen Zugangsbeschränkungen, optimaler Netztopologie, Raumgegebenheiten und Energieversorgung.

Unser IT-Partner ist bereits seit vielen Jahren für große deutsche Versicherungskonzerne tätig und u.a. vom Bundesamt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) als ausgelagerter Dienstleister („Business Process Outsourcing“) für einen Versicherer zugelassen, für den er mehrere Millionen Verträge verwaltet. Die gleichen  Systeme stehen auch hinter smart!bAV und gewährleisten erprobte Qualität und höchste Industriestandards.

Gemeinsamer Datenraum

Smart!bAV ist der gesicherte, virtuelle und vom Standort unabhängige Datenraum, der allen autorisierten Personen Ihrer bAV-Verwaltung einen gemeinsamen Zugriff auf alle relevanten Informationen innerhalb Ihres Unternehmens ermöglicht – unterschiedliche interne Abteilungen genauso wie externe Parteien (gegebenenfalls Lohnbüro, bAV-Versicherungsmakler, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer). Selbst ihre Arbeitnehmer haben über das Mitarbeiter-Portal Zugriff auf ihre eigenen persönlichen bAV-Verträge.

(Neue) Effizenz in der bAV-Verwaltung

Wenn langjährige Erfahrung im Tagesgeschäft auf moderne Systematik in Prozessroutinen trifft, entsteht ein effizientes Service-Portal, das Ihre bAV-Verwaltung optimiert. Aufwändige oder komplizierte Verwaltungsvorgänge gehören der Vergangenheit an. Durch smart!bAV reduziert sich Ihr jährlicher Zeitaufwand auf 5 Minuten pro bAV-Vertrag.

Ereignisbearbeitung

In Ihrem neuen Arbeitgeber-Portal initiieren Sie über ein integriertes Ticketsystem bei allen Ereignisbearbeitungen (wir nennen dies intern Geschäftsvorfälle) nur noch den Impuls. Alle Neuanmeldungen, Änderungsmeldungen wegen z. B. Mutterschutz/Elternzeit, Abmeldungen oder ähnliches werden über smart!bAV ausgelöst und sofort lückenlos dokumentiert. Smart!bAV formuliert beispielsweise Ihren Änderungswunsch nach einer Beitragsfreistellung wegen Mutterschutz automatisch, versendet ihn an die Lohnbuchhaltung, den Versicherungsmakler und den Versorgungsträger. Selbstständig steuert es die Überwachung der Wiedervorlage bis hin zum Empfang der Änderungsbestätigung und Verteilung an den Mitarbeiter – natürlich bei gleichzeitiger Ablage aller notwendigen Dokumente für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer. Alle Beteiligten werden parallel über die Änderungen informiert.

Welche Durchführungswege der betrieblichen Altersversorgung können wir digital verwalten?

Wir sind absolut unabhängig und frei von Einflussnahme durch Versicherer oder Banken. Wir verwalten völlig produktübergreifend in allen Durchführungswegen:

• Direktversicherung / Pensionskasse und Pensionsfonds
• Unterstutzungskasse (rückgedeckt und pauschaldotiert)
• Pensionszusagen/Direktzusagen
• Neben der bAV können auch Zeitwertkonten und betriebliche Krankenversicherung verwaltet werden
• •  

Im Rahmen unserer Full-Service-Dienstleistung managen wir u.a. folgende Geschäftsvorfälle für Sie vollumfänglich:

• Neueinstellungen und Übernahme bestehender bAV
• Probezeitende- und Übernahme
• Ende Ausbildung
• Wechsel innerhalb des Konzern
• Entgeltlose Dienstzeiten und deren Beendigung
• Kündigung bAV Vertrag / Abfindung der Betriebsrente
• Wiederinkraftsetzung nach Krankheit
• Todesfallregelungen
• Sonstige Vertragsänderungen
• Höhe des Versorgungsausgleichs
• Fragen der Mitarbeiter beantworten, beraten und aufklären
• • •  

Sie haben Fragen? Sprechen Sie uns gerne unverbindlich an.

Welche Vorteil bietet Ihnen eine externe, digitale Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge (bAV)?

Mit unserem Know-how als Full-Service-Dienstleister sowie unserer Verwaltungsplattform bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die komplexe und aufwendige Administration einfach zu gestalten. Wir kümmern uns um die Versorgung Ihrer Mitarbeiter, die Kommunikation zu den Versicherern und gewährleisten so eine laufende Entlastung der Personal- und Lohnbuchhaltung. Kurz: Sie erhalten von uns eine Lösung, welche die Administration Ihrer bAV erleichtert, die Mitarbeiter entlastet und die Effizienz der Personalabteilung erhöht.

• Einsparung von Zeit und Koste. Wir garantieren max. 5 Minuten pro Jahr/Vertrag an Verwaltungsaufwand
• Ordnung der Prozessabläufe
• Vollständigkeit der Dokumentation
• Aktueller Stand/Höhe der Versorgungszusage jederzeit abrufbar
• Verwaltung für die Durchführungswege Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds und Unterstützungskasse
• Arbeitnehmer-Portale für 24/7 Zugriff (Einsicht in bestehende Zusagen, Höhe der Versorgung, Digitale Versorgungsakte) 

Nahezu 100% papierlose Verwaltung Ihrer betrieblichen Altersvorsorge 

Das Herunterladen von Formularen unterschiedlicher Versicherer und Versorgungsträger ist nicht mehr nötig – durch Ihren „Auslöser“ wird das entsprechende Formular automatisch generiert, abgeschickt und archiviert. smart!bAV unterstützt Sie bei einer papierlosen Dokumentation Ihres Versorgungswerks. Sämtliche Dokumente liegen nur noch im PDF-Format vor. Außer der Ablage der Originalpolice des Arbeitnehmers gibt es keine weiteren papierhaften Unterlagen – und somit auch keine Ablageprobleme mehr. Bei Ausscheiden des Mitarbeiters erfolgt nur eine Meldung an uns und wir händigen Ihrem Mitarbeiter die Originalpolice aus, denn auf Wunsch verwahren wir auch Ihre Unterlagen; nicht einmal eine Kopie für die Ablage ist erforderlich, denn diese liegt ja bereits in Ihrem bAV-Service-Portal.

Warum ist eine digitale bAV-Verwaltung für den Arbeitgeber wichtig?

Unternehmen werden bei der regelkonformen Verwaltung der eigenen betrieblichen Altersvorsorge zunehmend vor Herausforderung gestellt  Mit unseren digitalen Prozessen und einem ausgefeilten und praxiserprobten Aufgabenmanagement, wir nennen diese Geschäftsvorfälle, wird die Verwaltung für die Personalabteilung und Lohnbuchhaltung grundlegend vereinfacht und effizienter. Die smarte Verwaltungslösung der HUB sichert Sie natürlich ebenso rechtlich ab, denn Arbeitnehmerdatenschutz steht für uns an erster Stelle. Personenbezogenen Daten und Dokumente werden auf zwei voneinander getrennten Servern in Deutschland gehostet. Der Datenverkehr findet ausnahmslos über eine sichere HTTPS-Verschlüsselung statt.

Auf einem Blick - Administration Ihrer betrieblichen Altersvorsorge am Beispiel eines entgeltfinanzierten Versorgungswerkes

• Integration bereits bestehender betrieblicher Altersversorgung und Stammdaten
• Bereitstellung aktueller Vertragsdaten durch Schnittstellen zu Versicherern (GDV/BIPRO)
• Einrichtung und Pflege der individuellen Onlineportale
• Laufende Verwaltung des Versorgungsystems
• Diensteintritte / Dienstaustritte
• Entgeltfreie Zeiten (Mutterschutz, langfristig krank u.ä.)
• Beitragsänderungen
• Änderungen von Bezugsrechten
• Übernahme der Kommunikation zu Versicherungsgesellschaften und Versorgungsträgern
• Dokumentenmanagement
• Digitalisierung der bAV-Dokumentation und Archivierung
• Treuhänderische Verwahrung der Originalpolicen/Nachträge
• Mail-Service und Wiedervorlagen für Personalabteilung und deren Buchhaltung
• Statistik und Reporting für die Geschäftsleitung / HR-Abteilung
• Unterstützung der unternehmensinternen Kommunikation
• Prüfung „mitgebrachter“ Vorsorgeverträge, alter Betriebsrenten

   

Sie haben Fragen? Sprechen Sie uns gerne unverbindlich an.

Was bringt die Digitalisierung für die betriebliche Altersvorsorge (bAV)?

Transparenz! Die zunehmenden Herausforderungen, mit denen sich die Personalbereiche beschäftigen müssen, erfordern eine lückenlose Prozesskette und eine totale Transparenz aller Zustände. Das hauseigene Versorgungswerk auf einen Blick abzubilden ist heutzutage für eine zeitgemäße Kommunikation an die Geschäftsleitung – oder externe Prüfer – ein Muss. smart!bAV verschafft Ihnen diese Übersicht mit nur wenigen Klicks.

Der strukturierte Blick über sämtliche Verträge der Belegschaft wird Sie begeistern – von der Gesamtsicht aller Verträge bis in die Tiefe einzelner Arbeitnehmerverträge stehen Ihnen alle Informationen und Dokumente lückenlos zur Verfügung. Sie finden alle Unterlagen wie Rahmenverträge, Versorgungsordnungen, Betriebsvereinbarungen, Teilnehmerlisten, Beratungsprotokolle, Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung, Mitarbeitererklärungen, Anträge, Policen, Nachträge, Wertmitteilungen etc. Ein Klick, und Sie sehen das gewünschte Dokument auf dem Bildschirm.

Sie möchten Ihre bAV-Verwaltung effizienter gestalten?

Eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) macht sich für Arbeitgeber bezahlt - als Investition in die finanzielleZukunft der Arbeitnehmer und als chanchenreiches Instrument zur Mitarbeitergewinnung Mitarbeitermotivation Mitarbeiterbindung Nur die Verwaltung und Administration könnte schlanker, effizienter und sicherer werden. Genau dies sind die Gründe warum wir bereits für mehr als 100 Arbeitgeber die Verwaltung der betrieblichen Vorsorge managen. Einfach - Online - Schnell. Sind Sie bereit für your next level in human resources? Erfahren Sie mehr über uns!

Digital und transparent - Steigerung der Akzeptanz betrieblicher Altersvorsorge (bAV)

Einfach - Online - Schnell über den aktuellen Stand informieren, Unterlagen einsehen und Änderungen vornehmen. Das wünschen sich Ihre Mitarbeiter im Jahr 2020. Jederzeit über die Versorgungsleistung informiert und sämtliche Dokumente (Policen, Nachträge oder Jahresmitteilungen) über einen eigenen Portalzugang einsehen und Änderungen vornehmen. Das ganze im Design des Arbeitgebers. Interessierte Mitarbeiter ohne Versorgung können dierekt Kontakt aufnehmen.

Insbesondere in der Corona-Krise werden die Vorteile einer digitalen bAV Verwaltung sichtbar!
Die aktuelle Situation ist ein guter Gradmesser dafür, dass der Deutsche Mittelstand noch eine Menge Aufgaben bei der Digitalisierung der bAV hat. Gerade wenn durch Homeoffice oder Hygienekonzepte kein oder nur eingeschränkter Zugriff auf Personalunterlagen besteht wird schnell erkennbar, dass eine Papierverwaltung nicht mehr "State of the Art" ist.  Völlig unabhängig von den fantastischen Effizienzsteigerung die mit einer einheitlichen, prozessorientierte Bearbeitung laufender Vorgänge zum Thema bAV einhergeht. Die Qualität steigt ebenfalls. So entstehen neue Freiräume um sich anderen wichtigen Themen der Personalarbeit zu widmen.

Sie haben Fragen? Sprechen Sie uns gerne unverbindlich an.

Die HUB steht seit 2001 für hanseatische Unternehmensberatung und Problemlösungen auf Augenhöhe. Als gerichtlich zugelassener Rentenberater begleiten wir unsere Kunden in allen Fragen rund um das Thema betriebliche Versorgung. 

Von der A wie Abfindung bis Z wie Zusatzversorgungskasse 

• vereinen wir die Kompetenzen verschiedener Beratungsfelder.
• analysieren unabhängig und individuell die Versorgungssituation unserer Mandanten.
• erstellen sozialversicherungsrechtliche Beurteilungen für Unternehmen und Privatpersonen.
• unterstützen bei Statusfeststellungsverfahren.
• verfassen Gutachten zum Versorgungsausgleich.
• sind Vertrauensperson und Vertretung des Mandanten vor Sozial- und Landesgerichten.