Datenschutz bei bAV & Benefits

Bewusstsein oftmals nicht ausreichend

Eine Rundumbetreuung und weitreichender Service bei der Umsetzung und Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) und Benefits ist in vielen Personalabteilungen gern gesehen. Drei Beispiele dazu:

Unbürokratisch und formlos werden neu eingestellte Mitarbeiter per E-Mail dem Vermittler gemeldet, damit dieser sich um die Beratung kümmert.
Ein anderer Mitarbeiter hat Fragen zu seiner bAV auf der Gehaltsabrechnung. Schnell wird die Kopie der letzten Abrechnung per Fax oder E-Mail an den Vermittler geschickt - gut das er sich um die Fragen des Mitarbeiters kümmert.
Ein Mitarbeiter ist wegen eines Bandscheibenvorfalles seit 6 Wochen krank. Wie war das noch mit der bAV bei entgeltlosen Dienstzeiten? Auch hier wird schnelle Entlastung und Hilfe durch den Vermittler geboten.

Diese drei Praxisfälle stehen stellvertretend für alle täglichen Service, Betreuungs- und Verwaltungsvorgänge innerhalb der bAV in Unternehmen. Wie steht es jedoch um den Arbeitnehmerdatenschutz? Wir stellen fest, dass datenschutzrechtliche Bestimmungen in den jeweiligen Workflows und Prozessketten bei der Mehrheit der Vermittler/Makler nicht bekannt sind und auch jegliches Bewusstsein dafür fehlt. Das Risiko dafür tragen die Arbeitgeber!

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Gesetzliche Übermittlungsgrundlage fehlt

Wünscht ein Mitarbeiter eine Beratung zur betrieblichen Altersvorsorge oder äußert konkret einen Teilnahmewunsch gegenüber der HR-Abteilung ist oftmals die Übermittlung von Daten an die Versicherung, den Makler und andere Beteiligte notwendig. Dabei kann es erforderlich werden, auch besondere personenbezogene Daten (z.B. Gesundheitsdaten) zu verarbeiten, die dann durch das Unternehmen übermittelt werden sollen.

Für diese Übermittlung findet sich im Gesetz, insbesondere in § 26 BDSG, keine direkte Legitimation, da die Beratung zur bAV für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht erforderlich ist. Insbesondere liegt keine der Ausnahmen vor, unter denen besondere personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen.

Es führt daher kein Weg daran vorbei, vor der Weitergabe dieser personenbezogenen Daten die Einwilligung des Arbeitnehmers einzuholen. Ohne diese Einwilligungserklärung darf das Unternehmen die Daten nicht weitergeben!

„Verantwortlicher“ oder „Auftragsverarbeiter“

In der Praxis ist eine Unterscheidung zwischen „Verantwortlichem“ und „Auftragsverarbeiter“ notwendig. „Verantwortlicher“ ist jede natürliche oder juristische Person, [….] die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, Art. 4 Nr. 7 DSGVO. „Auftragsverarbeiter“ ist hingegen jede natürliche oder juristische Person, […], die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet, Art. 4 Nr. 8 DSGVO.

Wesentliche Abgrenzungskriterien sind somit Entscheidungsfreiheit über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Diese Freiheit wird bei der Durchführung der betrieblichen Altersversorgung regelmäßig beim jeweiligen Versorgungsträger liegen, so dass dieser sodann als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO zu qualifizieren ist. Für die Weitergabe von personenbezogenen Daten benötigt der Arbeitgeber daher eine Rechtsgrundlage, und hier kommt jedenfalls im Hinblick auf besondere personenbezogene Daten nur die Einwilligung in Betracht.

Datenschutzrisiken minimieren

Der Arbeitnehmerdatenschutz wird im wesentlichen durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) normiert und ist für die Arbeit der HR-Abteilung von besonderer Bedeutung.

Wir haben uns seit vielen Jahren darauf spezialisiert, die Datenschutzrisiken für Unternehmen im Bereich Benefit-Angebote durch einheitliche Prozesse, Softwarelösungen und konsequente Verschlüsselung zu minimieren. Das betrifft z.B.

die betriebliche Altersvorsorge
die betriebliche Krankenversicherung
Kreditkarten-/Gutscheinsysteme
Dienstradleasing
externe psychologische Mitarbeiterberatung
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Suchen Sie nach einer sicheren bAV-Lösung? Über die HUB bekommen Sie eine digitale Lösung, die die Verwaltung Ihrer betrieblichen Benefit-Lösungen auf die nächste Stufe hebt. Gewinnen Sie mehr Transparenz und Sicherheit für Ihre Mitarbeiter mit einem cloudbasierten Ansatz, der keine Datenschutz-Fragen offen lässt.

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Sichere Prozesse

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